Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется за каждый рабочий год (п. 1 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР от 30.04.1930 № 169, далее — Правила об отпусках).
Начало и окончание отпускного стажа. Первый рабочий год исчисляется со дня поступления на работу к данному работодателю, а последующие — со дня, следующего за днем окончания предыдущего рабочего года.
Когда возникает право на отпуск. Право на использование отпуска возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы в данной компании. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной компании. При этом не исключается возможность предоставления в одном календарном году двух отпусков за разные рабочие годы (ч. 4 ст. 122 ТК РФ).
В случае увольнения работника течение его отпускного стажа заканчивается. Устраиваясь на работу к новому работодателю, сотрудник начинает с первого дня работы заново зарабатывать отпускной стаж.
Прерывание отпускного стажа. Если какие-либо периоды времени не включаются в отпускной стаж, окончание рабочего года для целей расчета количества неиспользованных дней отпуска смещается на число исключенных дней (письмо Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1). Так, например, из отпускного стажа исключается период неоплачиваемого отпуска, предоставляемого по просьбе работника, превышающий 14 календарных дней в течение рабочего года (ч. 1 ст. 121 ТК РФ), отпуск по уходу за ребенком (ч. 2 ст. 121 ТК РФ), время отсутствия работника на работе без уважительных причин (ч. 2 ст. 121 ТК РФ).
Расчетный период. При расчете отпускных календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число включительно. При этом из расчетного периода исключаются временные интервалы, когда сотрудник не работал, но получал выплаты исходя из среднего заработка. Например, это касается пособий по больничному листу. Время его действия удаляется из расчетного периода, а сумма выплат, соответственно, вычитается из доходов работника, взятых для расчета.
Чтобы найти количество дней для расчета среднего заработка, число полностью отработанных месяцев нужно умножить на 29,3 (из числа дней в году вычитают праздничные дни и делят на 12). Затем к полученному результату добавляются календарные дни за те месяцы, которые отработаны не полностью. Количество дней для расчета в каждом таком месяце считается отдельно. Для этого 29,3 делится на число календарных дней в месяце и умножается на их количество, приходящееся на отработанное время.
Если работник не проработал ни дня, то расчетный период не нужен. Средний заработок в этом случае будет определяться из установленного ему в компании тарифа или оклада.
Если за последние 12 месяцев не было заработка, то берется показатель за год, предшествующий этому периоду. При условии, что работник трудился в той же компании, которая выплачивает отпускные.
Общие правила
У работодателя есть право отозвать своего сотрудника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).
Например, такая необходимость может возникнуть, если:
- в организации проводится инвентаризация и присутствие материально ответственного лица обязательно;
- в организации проводится выездная налоговая проверка, в течение которой главному бухгалтеру придется быть на рабочем месте;
- системного администратора вызывают из отпуска в связи с неполадками компьютерных сетей и т. п.
Обязательное условие для оформления отзыва из отпуска – согласие сотрудника вернуться на работу. Если сотрудник не согласен на отзыв, прерывать отпуск запрещается. Это следует из части 2 статьи 125 Трудового кодекса РФ.
При этом следует иметь в виду, что отказ сотрудника выйти на работу не является нарушением трудовой дисциплины (п. 37 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2).
Как оформить согласие сотрудника на отзыв из отпуска
В трудовом законодательстве не сказано, как оформить согласие сотрудника на отзыв из отпуска. Чтобы обезопасить себя от претензий проверяющих, попросите сотрудника написать заявление в произвольной форме о своем согласии досрочно прервать отпуск и выйти на работу.
Отозвать из отпуска можно любого сотрудника, кроме:
- сотрудников моложе 18 лет;
- беременных женщин;
- сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда.
Такие правила установлены в части 3 статьи 125 Трудового кодекса РФ.
Чтобы отозвать сотрудника из отпуска, нужно оформить приказ на отзыв. Его можно оформить в произвольной форме.
При отзыве сотруднику нужно компенсировать ту часть отпуска, которая осталась неиспользованной. В данном случае сотрудник может выбрать один из двух вариантов:
- использовать эту часть отпуска в любое удобное для него время в текущем году;
- присоединить неиспользованную часть отпуска к отпуску за следующий год.
Такие варианты предлагает часть 2 статьи 125 Трудового кодекса РФ.
Сведения об отзыве сотрудника из отпуска и о перенесении отпуска на другое время отразите в графике отпусков.
Возврат отпускных при отзыве сотрудника из отпуска
Отпускные за весь отпуск выплачиваются сотруднику за три дня до начала отпуска (то есть до того, как выяснится, что сотрудник досрочно вернётся на работу). Об этом сказано в части 9 статьи 136 Трудового кодекса РФ.
Соответственно, если работника отзывают из отпуска, часть отпускных за неиспользованные дни отпуска сотрудник должен вернуть. Но помните: удержать излишне выплаченные отпускные по своей инициативе организация не может. Дело в том, что в статье 137Трудового кодекса РФ просто нет такого основания для удержания.
Следовательно, организация может только:
- договориться с сотрудником, что он вернет деньги в кассу;
- оформить излишне выплаченные отпускные как аванс под будущую зарплату;
- удержать излишне выплаченные отпускные из зарплаты сотрудника по его инициативе (по его заявлению);
- учесть переплаченные отпускные, когда работник снова соберется в отпуск.
В любом случае сотрудник должен быть согласен на возврат (удержание).
Порядок удержания излишне выплаченной суммы отпускных пропишите в приказе об отзыве из отпуска.
Пример. В мае работник, находясь в отпуске, заболел. Тем не менее он вышел на работу в изначально установленный день, а не использованную из-за болезни часть отпуска решил использовать в июле. В этом случае отпускные придется рассчитать заново.
Если работник заболел во время отпуска, за те дни, на которые пришлась болезнь, ему нужно выплатить больничные (ст. 9 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, письмо ФСС РФ от 5 июня 2007 г. № 02-13/07-4830). А отпуск продлить — ровно на то количество дней, на которое дни болезни пересеклись с днями отпуска (ст. 124 ТК РФ).
Но работник может по согласованию с работодателем не отгуливать эту часть отпуска немедленно, а перенести её на другое время. В такой ситуации получается, что отпускные сотруднику переплатили. Значит, их сумму надо пересчитать и на «излишек» сделать сторнировочную проводку.
При этом часть отпускных за неиспользованные дни отпуска сотрудник должен вернуть. Он может внести их в кассу или попросить удержать излишне выплаченные отпускные из зарплаты за ближайший месяц.
В месяце же, когда работник решит догулять неиспользованные дни, рассчитать ему отпускные вам придется заново в обычном порядке. То есть по правилам, которые приведены в статье 139 ТК РФ и в Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922. Ведь расчетный период в таком случае будет уже иным.