Порядок провдеения общего собрания в кооперативах

Общее собрание обычно проводится ежегодно после окончания финансового года. Также общее собрание может быть созвано по инициативе ревизионной комиссии, членов Правления кооператива.

Общее собрание считается состоявшимся, если достигнут кворум - 50%.

Открытое голосование

Как известно, все вопросы, кроме выборов, решаются путем открытого голосования. Выборы производятся тайным голосованием.

Лучшим способом обеспечения быстроты подсчета голосов является голосование по мандатам. Мандаты лучше всего изготовить в виде карточек из бумаги или картона яркого цвета. На каждом мандате должны быть указаны фамилия, имя и отчество пайщика, а также номер: либо его членской книжки, либо порядковый. Этот же номер проставляется в журнале регистрации участников собрания. Каждый мандат в момент выдачи заверяется не менее чем двумя подписями членов регистрационной группы и, желательно, печатью КС. Категорически запрещается штамповать и подписывать мандаты заранее. Каждый год для изготовления мандатов рекомендуется использовать бумагу разного цвета. "Лишние", не выданные мандаты следует погасить, а лучше уничтожить сразу по окончании регистрации, запротоколировав эту процедуру.

Голосование производится путем поднятия руки с мандатом. Участников необходимо попросить держать руку поднятой, пока полностью не закончится подсчет голосов.

При небольшом количестве участников собрания можно обойтись и без мандатов, однако в этом случае необходимо следить, чтобы не пайщики, присутствующие на собрании, сидели отдельно от пайщиков и, таким образом, не могли голосовать.

Часто возникает вопрос, следует ли подсчитывать голоса всякий раз, когда проводится голосование, или, если очевидно, что подавляющее большинство участников поддерживает определенное решение, можно этой очевидностью и ограничиться.

• Во-первых, формальное голосование нужно обязательно проводить по принципиальным вопросам (утверждение отчета, утверждение окончательного текста какого-либо документа, утверждение итогов голосования и т.п.) и можно опускать, если речь идет о процедурных или промежуточных вопросах — при условии, если никто не возражает.

• Во-вторых, если хотя бы один из участников потребовал формального голосования, пусть даже по пустячному вопросу, его следует провести.

• В-третьих, если подавляющее большинство участников очевидно поддерживает какое-либо решение, можно ограничиться подсчетом голосов "против" и "воздержавшихся": тогда количество голосов "за" можно определить арифметически.

Тайное голосование

Правила оформления мандатов распространяются и на избирательные бюллетени. Здесь сложность состоит в том, что список кандидатов, вносимый в бюллетень, обычно определяется на самом собрании. Следовательно, между формированием списка и собственно голосованием должен быть перерыв во времени, достаточный для того, чтобы участники регистрационной группы могли вписать фамилии из списка в пустые места всех бюллетеней. Целесообразно использовать эту паузу для обсуждения других вопросов повестки, а затем, когда бюллетени будут готовы, вернуться к голосованию. Единственная разница между мандатами и бюллетенями состоит в том, что бюллетени используются для тайного голосования, следовательно, на них ставить номера членских книжек пайщиков нельзя.

Голосование по выборам в разные органы управления можно "уместить" в один бюллетень, а можно сделать разные бюллетени. Первый вариант удобнее и быстрее, однако надо решить, как определяются недействительный и испорченные бюллетени: по отношению к каждой части списка отдельно или ко всему бюллетеню в целом.

Подсчетом голосов занимается счетная комиссия, которая сразу же составляет и подписывает краткий протокол, где фиксируются результаты голосования.

По окончании тайного голосования бюллетени не уничтожаются, а хранятся в делах кредитного союза, чтобы можно было использовать их как доказательство, если кто-либо оспорит результаты голосования.

Делегирование голосов

Пайщик может участвовать на общем собрании через своего представителя. Член кредитного кооператива может представлять по доверенности не более пяти других членов кооператива.

Руководители кредитных союзов, состоящих в Лиге или в иных ассоциациях, знают, с какими трудностями часто сопряжено определение полномочий представителей кредитных союзов на собрании ассоциаций. К сожалению, это неизбежно, так как организация, то есть юридическая форма, не имеющая физического воплощения, может принять участие в любом собрании лишь через своего представителя. Будет этот представитель законным руководителем, действующим по уставу, или случайным прохожим, которому выдана соответствующая доверенность, — дело организации.

Иное дело кредитный союз, объединяющий конкретных граждан, физических лиц. Коль скоро состоит в кредитном союзе именно гражданин Иванов Иван Иванович, то и осуществлять свои права и обязанности должен он сам.

Как же быть в ситуации, когда пайщик по болезни или в силу других обстоятельств хотел бы принять участие в собрании, да не может? Или в ситуации, когда в КС состоят члены семьи, лишь один из которых может присутствовать на собрании, а другому, скажем, надо остаться дома и присмотреть за детьми?

Поэтому вообще избежать делегирования голосов вряд ли удастся. Видимо, стоит установить процедурные пределы такого делегирования. Предлагаем варианты, скомбинировав которые вы можете составить правило для своего КС:

• одному пайщику могут передаваться только голоса членов его семьи;

• один пайщик не может представлять более чем одного другого пайщика;

• членам выборных органов, сотрудникам КС голоса переданы быть не могут, за исключением голосов членов семей этих лиц.

Что касается "случайного" делегирования (типа "ты за меня поголосуй, а я пойду покурю" или "вот тебе мой мандат, а мне пора домой"), то полностью пресечь его очень трудно; как минимум необходимо следить, чтобы:

• у одного пайщика не накапливалось слишком много голосов его соседей;

• в зале в любой момент времени наличествовал физический кворум.

Обязанности надзора за передачей голосов целесообразно возложить на наблюдательный комитет, а при его отсутствии — на счетную комиссию.

Повестка дня любого общего собрания достаточно стандартна и формируется в соответствии с уставом, где указаны вопросы, относящиеся к исключительной компетенции общего собрания. Порядок формирования повестки и внесения в нее изменений подробно указан в примерном уставе и примерном положении об органах КПК. Дадим образец примерной повестки дня общего собрания:

1. Доклад регистрационной группы.

В ее состав целесообразно ввести 1-2 представителей ревизионной комиссии и 1-2 сотрудников; далее на эту же группу можно возложить обязанности счетной комиссии.

2. Открытие собрания.

3. Утверждение повестки дня.

4. Утверждение списков вновь вступивших и выбывших пайщиков; уточнение состава голосующих пайщиков.

5. Отчет Правления.

Выступает председатель Правления.

6. Отчет кредитного комитета. Председатель кредитного комитета.

7. Отчет ревизионной комиссии. Председатель ревизионной комиссии.

8. Отчет иных комитетов, подкомитетов, рабочих групп, если таковые имеются.

Председатели соответствующих органов.

9. Отчет дирекции. Директор.

Вопросы и ответы, прения, а также голосование по утверждению отчетов можно проводить как после каждого отчета в отдельности, так и после всех вместе — на усмотрение собрания.

10. Рассмотрение и принятие положений, иных внутренних нормативных документов, требующих решения общего собрания.

11. Рассмотрение стратегических вопросов деятельности КС — финансовой политики, кредитной политики и т.п.

12. Выборы в органы управления кредитного союза.

13. Разное.

Установление регламентных процедур преследует двоякую цель: с одной стороны, провести собрание в сжатые сроки и эффективно; с другой - для обеспечения внутрикооперативной демократии, то есть для того, чтобы не дать собранию превратиться в бенефис нескольких наиболее активных (и громкоголосых, поэтому еще раз просим, не забудьте про микрофон) пайщиков, попросту не дающих остальным возможности высказаться.

Не будет преувеличением сказать, что порядок на заседании на 45% зависит от качества его подготовки, на 45% от того, как председательствующий справляется со своей ролью, и лишь на 10% от всех остальных факторов. Попутно отметим, что ведение собраний — чуть ли не единственная функция, где председатель не только может, но и должен проявлять всю полноту и жесткость своей единоличной власти.

Прежде всего, как бы это ни было дорого, стоит потратиться на размножение и раздачу пайщикам как можно большего количества материалов. В частности, если предстоит работать над текстами каких-либо документов (положения и проч.), иметь документ перед глазами просто необходимо, иначе участник собрания не только не поймет смысла какой-либо предлагаемой поправки, но и того, поправка к чему, собственно, предлагается. Идеальным способом экономии времени служит рассылка/раздача материалов заблаговременно, если не всем пайщикам, то хотя бы тем, кто заходил в КС незадолго до собрания.

Разумным представляется составление повестки дня в виде расписания, с указанием времени обсуждения каждого вопроса. Это, с одной стороны, дисциплинирует выступающих, с другой — дает возможность председателю прервать дискуссию, когда все основные точки зрения "озвучены", и поставить вопрос на голосование.

Дополнительно целесообразно устанавливать временной регламент выступлений, например:

доклад — 15 минут;

выступление в прениях — 5 минут;

реплика — 2 минуты.

Если выступающий не уложился в отведенные рамки, то председатель прерывает его, и разрешить ему продолжить говорить может лишь само собрание, проголосовав за такое разрешение.

Кроме того, можно ограничить и количество выступлений одного человека по одному вопросу.

Если в дискуссии желают принять участие слишком много человек, следует попросить присылать в президиум записки с заявкой на выступление и предоставлять слово в порядке поступления записок до тех пор, пока не истечет время дискуссии. Наконец, можно попросить участников воздержаться от выступлений, поддерживающих высказанные ранее точки зрения (хотя последнее обычно мало помогает).

Абсолютно недопустимо, когда выступающие начинают дискутировать между собой, минуя посредничество председателя. К сожалению, часто такие моменты перерастают в перебранку, к которой подключаются все новые и новые участники. Также недопустимы реплики с места участников, не получивших разрешения на выступление. Наконец, ни в какой момент времени не может говорить более чем один человек. Обеспечение "культуры дискуссии" также входит в обязанности председателя.

Если обеспечить порядок во время собраний "хронически" не удается в связи с тем, что одни и те же лица из года в год злостно нарушают дисциплину заседаний, следует рассмотреть вопрос о предоставлении председателю права применять к таким пайщикам дисциплинарные санкции: лишение слова, удаление из зала заседаний. Во избежание конфликтных ситуаций можно установить, что санкции применяются по решению собрания.

Самому председателю рекомендуется оставаться нейтральным, не поддерживать с председательского места ту или иную из обсуждаемых альтернативных точек зрения. Если председатель хочет высказаться по обсуждаемому вопросу, он должен записаться на выступление, как и любой рядовой пайщик, и на время своего выступления передать заместителю ведение собрания. Более того, некоторые зарубежные источники рекомендуют председателю даже воздерживаться при голосовании.

В заключение этого параграфа еще раз напомним о пунктуальности: заседание должно начаться и, по возможности, закончиться вовремя. Как говорят ирландцы, затягивая начало заседания, вы наказываете пунктуальных пайщиков и поощряете несобранных.

Что касается перерывов, то если очевидно, что заседание не закончится в течение 2-х часов, целесообразно сделать короткий, не более 10 мин перерыв. После перерыва заседание необходимо возобновить также вовремя, при необходимости поторопив еще не занявших свои места участников.

Ведение протокола - не механическая работа, как иногда думают. Она требует от секретаря (секретаря заседания, а не офиса кредитного союза!) концентрации и умения выделять главное. Назначая секретаря заседания, не забывайте о том, что этот человек будет фактически лишен возможности принимать участие в самой работе собрания - выступать, высказывать свое мнение и т.п. Поэтому ни в коем случае не следует навязывать эту роль насильно. Выполнять функции секретаря заседания может как пайщик, так и сотрудник кредитного союза. В последнем случае это должен быть скорее всего не руководитель и не главный бухгалтер, которые обычно слишком заняты непосредственным участием в собрании.

Многие КС практикуют диктофонную запись собрания как для содействия работе секретаря, так и для контроля адекватности протокола. Это представляется нам разумным, хотя практика показывает, что во время самых бурных и острых дискуссий на пленке записывается в основном нечленораздельный гул, — это еще один аргумент в пользу строгого соблюдения регламента.

Окончательный протокол должен быть достаточно коротким и содержать не полные тексты, а основные мысли выступлений, а также указание вопросов, по которым проводилось голосование, и результаты голосования.

К протоколу прилагают все материалы, которые раздавали участникам, списки участников, протоколы счетной комиссии, бюллетени тайного голосования, иные необходимые материалы.

Протокол подписывают председатель и секретарь собрания. Если во время собрания его ведение кому-либо передавалось, протокол должны подписать и сопредседатели.

Оригинал протокола в комплекте со всеми приложениями сшивают и хранят в делах кредитного союза в установленном порядке.

Собрание уполномоченных.

Общее собрание может проводится в форме собрания уполномоченных. В данном случае группа пайщиков проводят собственное собрание, на котором выбирают уполномоченное лицо, которое в дальнейшем будет представлять их интересы на общем собрании пайщиков. По итогам собрания составляется протокол. Уполномоченное лицо обычно избирается не более чем на 5 лет. Уполномоченные не могут делегировать свои функции третьим лицам.

Заочное голосование.

Пайщикам могут быть разосланы письма с бланками, которые должны заполнить пайщики и отправить в кооператив заказным письмом. Специальная комиссия подсчитывает эти бланки и доводит до сведения членов кооператива отчёт об итогах голосования.

Копия протокола должна находиться в офисе КС в доступном для пайщиков месте, так чтобы они могли с ним ознакомиться. Если нет средств на рассылку протокола всем пайщикам, советуем размножить некоторое количество копий, чтобы выдавать их пайщикам по требованию.